תכנון אירוע מזווית של השכרת הציוד – המדריך המושלם

לארגן אירוע או מסיבה זאת משימה לא פשוטה בכלל, היא כרוכה בהמון ארגון סדר ומחשבה. כשאתם עורכים אירוע ומתכננים להשכיר ציוד לאירוע, עליכם לערוך סקר שוק מעמיק בנושא ולקבל חוות דעת מאנשים שהשכירו בעבר מאותה חברה. להתעסק עם לא מעט חברות ולקבל הצעות מחיר וכמובן להשוות בניהן .

אז לפני שאתם נגשים למשימה המורכבת שלקחתם על עצמכם ומתקשרים ללא מעט חברות שמצאתם באינטרנט, עצרו רגע קחו דף ועט ותתחילו לעשות רשימה של כמות המוזמנים לאירוע, הציוד אותו תצטרכו לאירוע, והקונספט עליו חשבתם .

איזה ציוד לאירועים ניתן להשכיר?

יש המון חברות שמתעסקות בתחום ולכל אחת ציוד שונה, המומלץ ביותר עבורכם הוא להשכיר ציוד לאירוע מחברה שתספק לכם את כל הציוד שאתם זקוקים לו. כך תוכלו להתמקח על המחיר ולחסוך עלויות הובלה ממס’ חברות שונות .

ניתן להשכיר- שולחנות וכיסאות מכל הסוגים (פלסטיק,עץ, וכו…) כמובן הכול תלוי בתקציב ובקונספט שלכם , סכום, מפיות , ציוד אלטרנטיבי (שולחנות וספסלי עץ נמוכים להושבה),השכרת ציוד הגברה,תאורה, חימום, קירור, גנרטורים במקומות בהם אין חשמל ועוד…

איך למצוא ציוד נכון לאירועים?

אחרי שבדקתם את כמות המוזמנים לאירוע והחלטתם איזה ציוד בדיוק אתם צריכים, זה הזמן לקבל הצעות מחמיר לפחות מ4 חברות שונות. עכשיו – כנסו ובדקו חוות דעת על אותן חברה, בררו עם מכירים שלכם שעשו פעם אירוע שהשתתפתם בו עם איזה חברה עבדו וכך תוכלו לקבל חוות דעות לגבי אותה חברה איתה תרצו לעבוד.

השכרת ציוד לאירועים , הפתרון המושלם לכל אירוע… 

איזה כיף להגיע לאירוע שהכול כבר מוכן, כיסאות ושולחנות מסודרים בצורה יפה עם המפיות והסכום. התאורה הצבעונית מאירה בדיוק היכן שצריך והרמקולים רק מחכים שמישהו יפעיל אותם.

אחד הדברים החשובים כאשר משכירים ציוד לאירועים, הוא לסגור עם אותה חברה חבילה הכוללת הובלה הרכבה ופירוק באירוע. כך תגיעו לאירוע שתכננתם ממש כמו אורחים בלי צורך להתעסק בכל הסידור. כמובן שמומלץ להיות במקום ברגע ההתקנה כדי לוודא שהכול בוצע לשביעות רצונכם.

ציוד לאירועים להשכרה, את איכות הציוד בדקתם ?

דבר נוסף וחשוב מעבר למחיר הוא איכות הציוד של החברה. לא תרצו שבמהלך האירוע יתפרק לכם כיסא או יקרוס חלילה איזה שולחן. בקשו מהחברה ממנה אתם משכירים את הציוד לאחד מהאירועים שלהם ולבדוק את איכות הציוד וכמובן את ההתנהלות בעת ההתקנה וציוד הסידור. אם במקרה תראו משהו שלא ימצא חן בעיניכם תוכלו מראש להדגיש מה חשוב לכם כאשר יגיעו לאירוע שלכם ולבצע תיאום צפיות .

כמובן שחשוב ללכת לאירוע שבו יש את הציוד שאתם הזמנתם, אחרת אין טעם לוודא את איכות הציוד. אם מדובר באירוע גדול ומשמעותי עברוכם בהחלט מומלץ ללכת להתרשם ולא לסגור הכול טלפונית.