תכנון נכון של התקציב באירוע​

תכנון התקציב באירוע שלכם הוא נושא חשוב מאד, ​קל מאד להתפזר בהוצאות, תוצאות בשטח מראות כי  רוב האנשים שמארגנים אירוע חרגו מהתקציב שהגדירו לעצמם לצורך האירוע שאותו הם מארגנים או שהתקציב נגמר להם עוד לפני שהספיקו לסיים לארגן את כל הדברים לאירוע.

אז איך בעצם אפשר לארגן אירוע ולא לשקוע בתוך ברוך תקציבי? הכנו לכם כמה טיפים קטנים שיוכלו להועיל לכם לעבור את האירוע הבא שלכם בשקט.. לפחות מבחינת התקציב.

  1. הגדירו תקציב מראשהגדרת תקציב מראש תעזור לכם לשמור על מסגרת תקציבית שממנה אסור לכם לחרוג, לפני קביעת התקציב רצוי לעשות בדיקה ולראות כמה עולים בממוצע הדברים אותם אתם רוצים להזמין לאירוע. כך שאם לדוגמא תצטרכו באירוע שלכם השכרת ציוד הגברה כדאי שתבדקו לפני כן איזה ציוד אתם צריכים ומה צפי העלות של דבר כזה. כיום באינטרנט אפשר לבדוק מחיר של כל שרות כמעט, אפילו בלי להרים טלפון להתעניינות. בהגדרת התקציב כדאי מאד גם לרשום כמה אתם מקציבים לכל חלק ולא להגדיר אותו רק באופן כללי, דבר כזה יעזור לכם לשמור תקציב לכל חלק שתרצו לעשות באירוע. ניתן דוגמה: נניח שאתם מעוניינים במקרן לצורך ביצוע הקרנה של קליפ מסויים, כדאי מאד לבדוק מה העלות של השכרת מקרן ובהתאם להגדיר לחלק הזה מעין תת תציב בנפרד.

    תכנון נכון של התקציב לאירוע - אליאב אירועים

  2. דאגו לרשום מה בדיוק אתם רוצים באירוע
    קנו לכם מחברת ותרשמו בדיוק מה אתם רוצים ומצפים שיהיה באירוע שלכם, אתם רוצים לבצע השכרת מתנפחים במיוחד לאירוע? אין בעיה תרשמו את זה! דבר שכזה יעזור לכם לזכור בדיוק על מה יש לכם להוציא כסף ובכך תמנעו מצב שבו אתם משקיעים כסף רב בדבר אחר ושוכחים חלק מהדברים שאותם רציתם במיוחד, יכול לצאת מצב שלא נשאר לכם תקציב לחלק מהדברים שרציתם וחבל.
  3. כדאי מאד לעשות אישורי הזמנה לאירוע
    אם אתם מארגנים כל אירוע ולא משנה איזה, אתם חייבים לדעת תמיד מה הצפי של כמות המשתתפים באירוע, בדיקה כזאת יכולה לעזור לכם המון בעת תכנון האירוע ובעיקר מבחינת התקציב. דאגו להתקשר למוזמנים ולשאול כמה אנשים מגיעים יחד איתם, אם אין לכם את הזמן או לא נעים לכם להתקשר בעצמכם אז ישנם המון חברות שמציעות שרות כזה של אישורי הזמנה לאירוע. לאחר שתדעו מה כמות המשתתפים פחות או יותר תדעו לכמה אנשים יש להתאים את האירוע. לדוגמה במקום לקחת 200 כסאות להשכרה אתם תדעו שתוכלו לחסוך את זה ולהביא רק 150 כיסאות .
  4. עשו סקר מחירים מקיף
    בדרך כלל תחום האירועים מוצף בנותני שרות מכל הסוגים, בשוק הזה יש תחרות מטורפת של מחירים, לכן מומלץ מאד לעשות סקר מחירים רחב ולחפש איפה תוכלו להוזיל את המחיר על אותו שירות בדיוק, אם לדגומה אתם עושים את האירוע בשטח ואתם צריכים גנרטור תתפלאו לשמוע שכאשר תעשו סקר מחירים על השכרת גנרטור תראו שחלק מהחברות לוקחות 300 שקל יותר ממה שאפשר למצוא כשמחפשים בדיוק את אותו המוצר, לכן סקר מחירים הוא חשוב, אבל שימו לב גם להיזהר בחיפוש אחר הזול ביותר, תמיד כדאי לקרוא המלצות ולבדוק על אירועים קודמים של אותו נותן שרות.
  5. להתמקח ולא להסכים לכל מחיר
    בכל דבר שאתם ניגשים לרכוש לאירוע שלכם, כדאי מאד להתמקח על המחיר, תתפלאו שמשא ומתן ארוך בנודע למחיר יכול להוזיל עלויות בצורה משמעותית.
  6.  לשאוף להשתמש רק ב90 אחוז לפחות מהתקציב
    חשוב להשאיר לכם מרווח ביטחון מבחינת התקציב, תמיד יש הוצאות לא צפויות ברגע האחרון ולכן כדאי מאד להשאיר מרווח בטחון של 10 אחוז על מנת שלא תבזבזו את הכל ולבסוף לא יהיה לכם את הכסף להוצאות הלא צפויות של האירוע שלכם. מעבר לכך גם אם לא יהיו הוצאות לא צפויות ברגע האחרון תמיד תוכלו להשתמש בתקציב שנשאר בשביל "מותרות" לאירוע שילהיבו את האורחים שלכם  כמו השכרת מכונת עשן או אולי מכונת סוכר להשכרה.
  7. סדר עדפויות
    חשוב מאד לרשום מה סדר העדפויות באירוע שלכם, מה חשוב לכם יותר? השכרת רמקולים או צלם מגנטים? די גי' או אולי השכרת מכונת פופקורן?  רשימה של הדברים החשובים והמעודפים ביותר לאירוע יעזור לכם לא להתפזר בדברים חשובים של האירוע.

הגדרת תקציב לאירוע - אליאב אירועים